“แผนงานจัดการเอกสาร” (Records management program: RMP)

     สวัสดีค่ะผู้อ่านทุกคน จากบล็อกที่แล้วที่เราได้รีวิวเกี่ยวกับอาชีพที่น่าสนใจอย่าง “นักจัดการเอกสาร” ไป วันนี้ผู้เขียนก็มีเรื่องราวที่น่าสนใจมาฝากกันอีกแล้วนะคะ โดยในบล็อกนี้ผู้เขียนจะมารีวิวเกี่ยวกับ “แผนงานจัดการเอกสาร” ซึ่งเป็นหน่วยงานที่ทำหน้าที่รับผิดชอบในการจัดการเอกสารขององค์กร โดยจะยกตัวอย่าง RMP ขององค์กรระดับโลกอย่างองค์การสหประชาชาติ ซึ่งก็คือ “The United Nations Archives and Records Management Section” มาดูกันค่ะว่าหน่วยงานนี้มีหน้าที่อะไรบ้าง

What is RMP?

    ก่อนอื่นเรามาทำความรู้จักกันก่อนค่ะว่า “แผนงานจัดการเอกสาร” (Records management program: RMP) คือ หน่วยที่ทำหน้าที่รับผิดชอบในการจัดการเอกสารที่ ยังไม่สิ้นกระแสการใช้งาน และสิ้นกระแสการใช้งานแล้วหรือเอกสารจดหมายเหตุ โดยมี “นักจัดการเอกสาร” เป็นผู้ดำเนินการ ซึ่งมีวัตถุประสงค์เพื่อทำให้เอกสารเข้าถึงและใช้งานได้ ตราบเท่าเอกสารนั้นยังมีประโยชน์และมีคุณค่า เพื่อช่วยให้องค์กรบรรลุเป้าหมายและได้เปรียบในการแข่งขัน
    หน้าที่ของ RMP ตามที่ ISO15489 ระบุไว้คือ ออกนโยบายและขั้นตอนการทำงาน กำหนดหน้าที่และความรับผิดชอบ สร้าง เผยแพร่ขั้นตอนและแนวทางการปฏิบัติ ให้บริการในขอบเขตที่เกี่ยวข้องกับการจัดการและการใช้เอกสาร ออกแบบระบบเฉพาะสำหรับจัดการเอกสาร นำระบบลงสู่การปฏิบัติ บริหารระบบบูรณาการการจัดการเอกสารลงสู่ระบบธุรกิจและในกระบวนการต่าง ๆ 

The United Nations Archives and Records Management Section

รูปจาก https://archives.un.org

    อย่างที่ทราบกันดีนะคะว่าองค์การสหประชาชาติหรือ UN เป็นองค์กรที่ก่อตั้งขึ้นมาโดยมีจุดประสงค์เพื่อดูแลรักษาโลกของเราให้ดำเนินไปอย่างสันติสุขและมีความมั่นคง สำนักงานใหญ่ UN ตั้งอยู่ที่มหานครนิวยอร์ก ประเทศสหรัฐอเมริกา โดย The United Nations Archives and Records Management Section หรือ “แผนกจัดการเอกสารและจดหมายเหตุ” เป็นฝ่ายสนับสนุนการปฏิบัติการของสหประชาชาติที่ได้จัดเก็บประวัติศาสตร์อันยาวนานขององค์กร และช่วยสนับสนุนการทำงานและรักษาความทรงจำขององค์กรตั้งแต่เริ่มต้นในปี 1945 จนถึงปัจจุบัน

รูปจาก https://archives.un.org

    เอกสารที่เจ้าหน้าที่ขององค์การสหประชาชาติได้รับหรือสร้างขึ้นในระหว่างการดำเนินธุรกิจไม่ว่าจะเป็นรูปแบบใดล้วนเป็นทรัพย์สินขององค์การ เอกสารส่วนใหญ่ที่สร้างขึ้นเนื่องจากภารกิจของ UN มีระยะเวลาเก็บรักษาที่จำกัดและจะถูกกำจัดเมื่อหมดอายุการใช้งาน อย่างไรก็ตาม จะมีเพียงบางส่วนที่ถูกเก็บรักษาไว้เป็นจดหมายเหตุขององค์การสหประชาชาติเนื่องจากมีคุณค่าทางประวัติศาสตร์อย่างต่อเนื่อง แผนกจัดการเอกสารและจดหมายเหตุได้ทำหน้าที่ในการจัดการเอกสารและจดหมายเหตุ โดยทำงานร่วมกับผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการสารสนเทศทั้งในสำนักเลขาธิการและสำนักงานเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร

รูปจาก https://archives.un.org

Services

หน้าที่ของแผนกจัดการเอกสารและจดหมายในสำนักงานสหประชาชาติ มีดังต่อไปนี้

• ให้คำแนะนำเกี่ยวกับการพัฒนาแบบแผน metadata การสร้างและจัดหมวดหมู่ไฟล์และโฟลเดอร์ ใน SharePoint Online
• พัฒนาและอนุมัติตารางกำหนดอายุเอกสาร
• ถ่ายโอน จัดเก็บ ค้นคืนและกำจัดเอกสาร
• ฝึกอบรมเกี่ยวกับการจัดการเอกสารและสารสนเทศในแก่สมาชิกขององค์กร
• ให้คำแนะนำในการจัดการเอกสารและสารสนเทศในบริบทของ UN Management ReformPDF
• พัฒนาและปรับปรุงแบบแผนการจัดการเอกสาร
• จัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
• การใช้ พัฒนาและปรับปรุงตารางกำหนดอายุเอกสาร
• ให้คำแนะนำเกี่ยวกับการจัดเก็บเอกสาร และเอกสารที่มีคุณค่าในการจัดเก็บไว้เป็นจดหมายเหตุ
• สำรวจเอกสารและประเมินคุณค่าเอกสาร
• กำหนดอายุจัดเก็บและทำลายเอกสาร
• วิเคราะห์กระบวนการทางธุรกิจเกี่ยวกับการจัดการเอกสารและสารสนเทศ
• ให้คำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการระบุและจัดการเอกสารเพื่อส่งเสริมความต่อเนื่องทางธุรกิจและการกู้คืนความเสียหาย

รูปจาก https://www.history.com/news/opening-of-secret-un-archive

What They Do?

• แผนกจัดการเอกสารและจดหมายเหตุทำหน้าที่ในการจัดการเอกสารของ UN ตลอดวงจรชีวิตของเอกสาร ตั้งแต่การสร้าง การใช้งานจนถึงการเก็บรักษาและนำกลับมาใช้เป็นจดหมายเหตุ ในหอจดหมายเหตุขององค์การสหประชาชาติได้จัดเก็บจดหมายเหตุหลัก ๆ เกี่ยวกับ เลขาธิการใหญ่ขององค์การ กรมเลขาธิการ ภารกิจในการรักษาสันติภาพ และองค์กรในรุ่นก่อนหน้า
• มีหน้าที่ให้คำปรึกษาแก่หน่วยงานและเจ้าหน้าที่ของสหประชาชาติในทุก ๆ ด้านเกี่ยวกับการจัดการเอกสาร ไม่ว่าจะเป็นเอกสารที่เป็นกระดาษหรือดิจิทัล โดยประสานงานกับผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการข้อมูลอื่น ๆ ของสหประชาชาติและสำนักงานเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร (OICT) 
• ดูแลรักษาและให้บริการในการเข้าถึงเอกสารทางประวัติศาสตร์หรือจดหมายเหตุขององค์กร โดยเราสามารถเข้าไปศึกษาค้นคว้าคอลเล็กชันจดหมายเหตุของ UN ได้ที่ Public Research Facility ซึ่งตั้งอยู่ที่สำนักงานใหญ่สหประชาชาติในนครนิวยอร์ก หรือสามารถเข้าถึงผ่านทางออนไลน์ได้ที่ https://archives.un.org

รูปจาก https://archives.un.org

    จะเห็นได้ว่า หน่วยงานจัดการเอกสารและจดหมายเหตุขององค์กรระดับโลกอย่าง UN มีหน้าที่ในการทำให้เอกสารขององค์กรสามารถเข้าถึงและใช้งานได้ ตราบเท่าที่เอกสารนั้นยังมีประโยชน์และมีคุณค่าต่อองค์กรหรือในการค้นคว้าวิจัย และสามารถนำมาใช้ตอบสนองต่อจุดประสงค์ขององค์กรได้ สุดท้ายนี้ผู้เขียนมองว่า แผนงานจัดการเอกสารเป็นสิ่งสำคัญสำหรับองค์กร โดยเฉพาะในองค์กรขนาดใหญ่ที่ควรมีการจัดตั้งหน่วยงานในการจัดการเอกสารเพื่อช่วยให้การจัดการเป็นไปอย่างประสิทธิภาพ และเมื่อมีการจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพแล้วนั้นก็จะช่วยส่งเสริมให้องค์กรบรรลุเป้าหมายตามที่ได้ตั้งไว้ได้
 
 
อ้างอิง
United Nations. (n.d.). Archives and Records Management Section. Retrieved January 31, 2021, from: https://archives.un.org